全文搜索
正文、手写与图片文字一并检索
OneNote 2026
笔记本结构概览
全文搜索覆盖手写与图片文字，共享笔记本按人分配权限
标签汇总
同一标签的段落集中显示
共享与权限
按人分配编辑或只读
页面历史
改动可回退到上一版
半年前开会拍下的一张白板照片，只记得上面写过「排期」两个字，搜一下就能翻到那一页，不必回忆当时记在哪个分区。
搜索范围包含正文、手写与图片文字，前提是这些内容已经同步到账号里。
记录能力
记录能力
搜得到才算存得住：图片与手写里的字也在检索范围内。
关键词直跳目标页
搜索框输入一个词，正文、手写内容与图片里的文字一起被找到，结果点开就跳到那一页，位置高亮。
按标记收拢待办
把「待确认」这类标记打在段落上，汇总视图里一次看到所有挂着这件事的段落，逐个处理完再清标记。
按分区共享
只把一件事的分区共享出去，对方看不到同本笔记本里的其它内容，交接范围与共享范围对得上。
只读也能搜
给只读权限的人同样能搜索与查看，需要留副本时请他导出 PDF，不必为了取一份内容把编辑权限放开。
页面历史回退
页面改乱了，从历史里翻回上一版对照，改动按时间排列，取回哪一版由自己定。
权限随时收回
共享在笔记本设置里停止，对方侧栏随即不再显示，人员变动时不必逐个通知。
功能分组
能力清单
每组能力都能单独用，串起来才是一条完整的记录链。
| 要找的东西 | 查法 | 结果的落点 |
|---|---|---|
| 记得某个词 | 搜索框输入关键词 | 跳到对应页并高亮 |
| 记得是张照片 | 搜图片里的文字 | 定位到那一页 |
| 记得手写过 | 手写内容同样入检索 | 定位到笔迹附近 |
| 记得挂了标记 | 标签汇总视图 | 列出所有相关段落 |
| 记得谁改过 | 页面历史按时间看 | 回退到某一版 |
| 只记得大概时间 | 按分区翻阅 | 按页面标题定位 |
条目说明
收纳与整理相关的条目集中在下面这一组。
检索范围
图片与手写内容里的文字进入同一套检索。
汇总视图
同一标记的段落集中列出，可逐条勾掉。
共享粒度
分区一级共享，不必交出整本笔记本。
历史版本
页面改动按时间保留，可回看与取回。
记录、整理、检索与同步四组能力围绕同一份笔记本展开，切换分区不重新加载页面，光标位置也不会丢。同一台机器上并存两套办公软件是常见做法，文件关联可以按文件逐个选择，确认稳定后再改默认。
场合对照
记录场景
下列场合按事情进门的顺序排列：先记下来，再归位。
关键词定位
输入一个词，正文、手写内容与图片里的文字一起被搜到，结果直接跳到那一页并高亮位置。
按标签找人
把「待确认」打成标签，汇总视图里一次看到所有挂着这件事的段落，逐个处理完再清标签。
共享一个分区
把一个分区共享给同事，按人给编辑或只读；同一件事的材料不必再另存一份发出去。
回看上一版
页面改乱了，从页面历史里翻回上一版对照，改动按时间排列，取回哪一版由自己定。
上述场合在实操中常有交叉，按手头这件事选对应的做法即可。
平台要求
平台与依赖
平台与依赖在这一节说明，按本机系统对照。
检索范围正文、手写与图片文字
搜索方式关键词即时匹配
标记汇总支持，可跨页
共享粒度笔记本或分区
权限级别编辑与只读
同页协作支持，改动按人区分
页面历史按时间保留可回看
权限收回随时生效
账号要求首次启动需登录
取用
记录流程
手写与图片里的字也能搜到
- 1
先想清楚要交什么
只交一件事就共享那个分区，整本笔记本不必动。
- 2
定权限级别
按对方角色给编辑或只读，能只读就不开编辑。
- 3
约好记录习惯
多人同页时约定各自写在一块区域，减少段落互相穿插。
- 4
事后收回
事情办完停止共享，权限不留长期口子。
如果界面提示补全某项设置，按引导填一次即可，后续使用不再打断。
取用说明
使用答疑
问得最多的几件事列在下面，涉及系统的部分按本机实际情况判断。
搜不到刚写的内容
先看页面右上是否还在同步：没传完的内容只在当前设备上，换一台机器搜不到属于正常。同机搜不到时确认关键词是否落在手写或图片里，这两类内容需要相应识别支持才能进入检索，识别未完成前搜不到。
共享出去对方能导出吗
只读权限下对方能看能搜，导出能力取决于权限级别。需要对方拿走一份内容时，直接把该页导出成 PDF 发过去更省事，不必为了导出把编辑权限打开。
没有账号的同事怎么看
没有账号打不开云端笔记本。临时查看可以把页面导出为 PDF 发送，长期一起维护则需要对方用自己的账号接受共享邀请。
换账号登录笔记本还在吗
笔记本跟着账号走。换一个账号登录，看到的是那个账号下的笔记本，原账号的内容不会出现。同一台机器上切换账号前，确认需要的内容已经同步完成。
共享的笔记本占谁的容量
占笔记本所有者的账号容量。共享过来的人只是访问，不额外占用自己的空间；这也是交接资料时常用共享而不是复制一份的原因。